這里有5條使用商務(wù)電子郵件的準(zhǔn)則：

　　1. 注意你的用詞。你也許認(rèn)為你寫得明白易懂，但有些用詞是會讓人誤解的。應(yīng)當(dāng)做到用詞精練并且達意。這樣可以避免事后為了對郵件內(nèi)容進行解釋而浪費高昂的長途電話費。

　　記住，沒有人會喜歡垃圾郵件。當(dāng)未得到對方允許而發(fā)送郵件時，必須確保郵件內(nèi)容對收件者是有價值的。假如你沒有做到這一點，收件人很可能認(rèn)為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。

　　2. 在電腦上，沒有一樣?xùn)|西是保密的。即使郵件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦的硬盤上讀取信息。在你按下“發(fā)送”鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會是如何──比如被老板看見。首要的一條原則是，不要在工作時發(fā)送私人或是機密郵件。

　　3. 盡可能縮小郵件附件。附件越大，下載所需的時間就越長，占據(jù)收件人的硬盤空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對于連篇累牘的文件，應(yīng)考慮使用傳真來代替電子郵件。

　　不要想當(dāng)然。你也許是一個網(wǎng)絡(luò)老手，熟悉網(wǎng)絡(luò)行話和圖釋，但不要假設(shè)收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。

　　4. 與使用手機有關(guān)的首要問題是，你在何時、何地、以及如何使用。我的觀點是：除非你是一名醫(yī)務(wù)人員或信息科技從業(yè)者（他們需要整天使用電話處理緊急事宜），否則你實在沒有必要在公共場所接聽或撥打手機，如飯店、劇場、飛機、火車或公共汽車上。在公共場所，用手機交流公司機密或私人信息是十分危險的──甚至有可能令你失去客戶。記?。焊魤τ卸?/p>

　　5. 如何留下一個有效的語音信息的首要原則是：簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要的內(nèi)容。當(dāng)你要表達問候時，也要注意內(nèi)容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間，應(yīng)留下你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。